Por: Edgard Rocha*
A pandemia de coronavírus (COVID-19) está influenciando a forma pela qual as empresas se relacionam com seus clientes, funcionários, prestadores de serviços e fornecedores. Diante deste cenário pandêmico, verifica-se que os clientes – especialmente aqueles que possuem uma cultura organizacional de mitigação de riscos reputacionais – estão exigindo que seus prestadores de serviços e fornecedores comprovem que estão tomando medidas para manter a qualidade dos serviços prestados e, ao mesmo tempo, trabalhem com o principal objetivo de preservar a saúde das pessoas diante do surto de COVID-19, sob pena de rescisão contratual.
A primeira ação para que uma empresa possa garantir aos seus clientes que continuará a cumprir seus contratos, ao mesmo tempo em que preserva a segurança de seus funcionários, é a elaboração de um bom Plano de Contingência, o qual deverá ser aprovado pelos sócios da empresa antes de ser encaminhado para terceiros.
Não existe uma fórmula predefinida para a elaboração de Planos de Contingência, uma vez que cada entidade possui particularidades e formas diferentes de conduzir seu negócio. Entretanto, existe alguns pontos sugestivos para a elaboração de um plano diante da pandemia atual.
Dicas para um bom Plano de Contingência durante a Pandemia de Coronavírus:
1. Propósitos e Responsabilidades: o objetivo, aqui, é expressar o propósito do plano adotado, isto é, a intenção de:
- Orientar as partes envolvidas com o ambiente corporativo da empresa para a prevenção de casos de COVID-19;
- Definir os procedimentos para a manutenção e operação das atividades consideradas essenciais para a empresa;
- Orientar casos de suspeita ou de contaminação comprovadas de COVID-19;
- Determinar quem será o responsável por implementar e revisar o Plano de Contingência (sócios, Comitê de Crise, departamentos, etc.);
2. Orientações de Contingência e Controle: neste ponto o foco do plano estará em definir quais serão as:
- Medidas individuais de controle (se será adotado home-office; determinações para trabalhar em ambientes arejados, mantendo distancia segura; higienização etc.);
- Medidas de controle de casos suspeitos (determinar o isolamento e impedimento de frequentar a sede da empresa; busca de atendimento médico, etc.);
- Medidas coletivas de controle (orientar a participação de reuniões online ou em locais abertos; evitar aglomerações; limpeza ostensiva de pontos de contato, etc.);
- Medidas de restrição a viagem, transporte e deslocamento (determinar que viagens para a empresa dependerão de aprovação superior; buscar adiar viagens já marcadas; evitar transporte público em horários de pico, etc.).
3. Manutenção das Atividades Essenciais: será necessário determinar quais são os setores imprescindíveis para o funcionamento da empresa durante a pandemia, informando como o setor funcionará e os responsáveis para atender demandas destinadas aos setores essenciais (geralmente são considerados essenciais as atividades administrativas e comerciais, mas poderá variar de acordo com a realidade de cada empresa);
4. Contatos Emergenciais: é interessante que seja elaborado um quadro geral da empresa, contendo:
- Setor;
- Nome do responsável;
- Cargo;
- Contato (e-mail ou telefone), por exemplo:
5. Casos Suspeitos e Casos Confirmados: este tópico deve ser destinado a prestação de orientações para os funcionários e colaboradores dos quadros da empresa que sejam suspeitos ou que tenham contraído COVID-19, informando que estes deverão manter o isolamento (inclusive de familiares) e seguir as orientações determinadas pelo Ministério da Saúde.
Além destes temas mencionados, é interessante que este documento contenha um tópico de encerramento, reforçando a preocupação da empresa com a saúde de seus colaboradores e clientes durante esta pandemia. Igualmente importante é que no início do documento contenha um tópico específico com uma mensagem dos sócios, CEO ou outra figura representativa da empresa, para demonstrar a importância do Plano de Contingência e que o exemplo será dado por todos os líderes da empresa.
Estas são pequenas sugestões para a elaboração da base estrutural do documento que virá a definir o Plano de Contingência de uma empresa perante o surto de coronavírus. São tempos sem precedentes que a humanidade está vivendo, mas que com consciência e determinação, as dificuldades (inclusive para as empresas) serão superadas.
* Edgard é advogado formado pela UEL-PR; Intercâmbio em American Law pela University of Delaware; Mestrando em Direito Penal Econômico pela FGV-SP; Especialista em Compliance Anticorrupção pela Legal Ethics Compliance (LEC); sócio do Rocha Teider Advocacia e Consultoria; Consultor Jurídico e Especialista em PLD-FT da AML Risco Reputacional.
